Политика за защита на личните данни

ное. 17, 2022 | GDPR

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА 
на ИНСТИТУТА ЗА СОЦИАЛНИ И СИНДИКАЛНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ И ОБУЧЕНИЕ
за мерките за защита на личните данни съгласно Регламент 2016/679
(приети с Решение на Управителен съвет от 18.10.2022 г.)

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. (1) Институтът за социални и синдикални изследвания и обучение, наричан по-долу само „ИССИО“ или „ИНСТИТУТА“, е юридическо лице с нестопанска цел и е регистрирана по Закона за регистър БУЛСТАТ с БУЛСТАТ: 131091650.

  • Института за социални и синдикални изследвания и обучение е със седалище в гр. София и адрес на управление: гр. София, пл. Македония 1, ет. 14.
  • ИССИО обработва лични данни във връзка със своята дейност и сама определя целите и средствата за обработването им. В този случай ИССИО действа като администратор на лични данни.
  • В случаите, в които ИССИО обработва лични данни за цели, определени самостоятелно от трето лице или целите са определени съвместно от ИССИО и трето лице, ИССИО има положението или на обработващ лични данни (ако целите са определени от лицето, което е възложило обработването) или на съадминистратор.

Чл. 2. Настоящите Вътрешни правила на ИССИО уреждат организацията на обработване и защитата на лични данни, на работниците/служителите, включително и на кандидатите за работа в ИССИО, на контрагентите и партньорите на ИССИО, както и на всички други групи физически лица, с които ИССИО влиза в отношения при осъществяването на дейността си.

Чл. 3. (1) „Лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.

  • „Обработване на лични данни“ означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
  • „Регистър с лични данни“ представлява всеки структуриран набор от лични данни, независимо от неговия вид и носител, достъпът до които се осъществява съгласно определени критерии, независимо дали е централизиран, децентрализиран или разпределен съгласно функционален или географски принцип.

Чл. 4. (1) ИССИО е администратор на лични данни по смисъла на чл. 4, т. 7 от Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679.

(2) Като администратор на лични данни, при обработването на лични данни ИССИО спазва принципите за защита на личните данни, предвидени в Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679 и законодателството на Европейския съюз и Република България.

Чл. 5. (1) Принципите за защита на личните данни са:

  1. Законосъобразност, добросъвестност и прозрачност – обработване при наличие на законово основание, при полагане на дължимата грижа и при информиране на субекта на данни;
  2. Ограничение на целите – събиране на данни за конкретни, изрично указани и легитимни цели и забрана за по-нататъшно обработване по начин, несъвместим с тези цели;
  3. Свеждане на данните до минимум – данните да са подходящи, свързани със и ограничени до необходимото във връзка с целите на обработването;
  4. Точност – поддържане в актуален вид и предприемане на всички разумни мерки за гарантиране на своевременно изтриване или коригиране на неточни данни, при отчитане на целите на обработването;
  5. Ограничение на съхранението – данните да се обработват за период с минимална продължителност съгласно целите. Съхраняване за по-дълги срокове е допустимо за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или статистически цели, но при условие, че са приложени подходящи технически и организационни мерки;
  6. Цялостност и поверителност – обработване по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки;
  7. Отчетност – администраторът носи отговорност и трябва да е в състояние да докаже спазването на всички принципи, свързани с обработването на лични данни.

(2) Ако конкретната цел или цели, за които се обработват лични данни от ИССИО, не изискват или вече не изискват идентифициране на субекта на данните, ИССИО не е задължена да поддържа, да се сдобие или да обработи допълнителна информация за да идентифицира субекта на данните, с единствена цел да докаже изпълнението на изискванията на Регламент 2016/679.

Чл. 6. ИССИО организира и предприема мерки за защита на личните данни от случайно или незаконно унищожаване, от неправомерен достъп, от изменение или разпространение както и от други незаконни форми на обработване на лични данни. Предприеманите мерки са съобразени със съвременните технологични достижения и рисковете, свързани с естеството на данните, които трябва да бъдат защитени.

Чл. 7. ИССИО прилага адекватна защита на личните данни, която включва:

  1. Физическа защита;
  2. Персонална защита;
  3. Документална защита;
  4. Защита на автоматизирани информационни системи и мрежи;
  5. Криптографска защита.

Чл. 8. (1) Личните данни се събират за конкретни, точно определени от закона цели, обработват се законосъобразно и добросъвестно и не могат да се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели. По-нататъшното обработване на личните данни за целите на архивирането в обществен интерес, за научни, исторически изследвания или за статистически цели не се счита за несъвместимо с първоначалните цели.

  • Личните данни се съхраняват на хартиен, технически и/или електронен носител, само за времето, необходимо за изпълнение на правомощия, правни задължения на ИССИО и/или нормалното му функциониране.
  • Събирането, обработването и съхраняването на лични данни в регистрите на ИССИО се извършва на хартиен, технически и/или електронен носител по централизиран и/или разпределен способ в помещения, съобразно с предвидените мерки за защита и оценката на подходящото ниво на сигурност на съответния регистър.

Чл. 9. Когато не са налице хипотезите на чл. 6, пар. 1, б. „б“ – „ е“ от Регламент 2016/679, физическите лица, чиито лични данни се обработват от ИССИО, подписват декларация за съгласие по образец (Приложение № 1).

Чл. 10. (1) Право на достъп до регистрите с лични данни имат само органите на ИССИО, съобразно възложените им от закона правомощия и оторизираните работници и служители на ИССИО, както и обработващи лични данни, на които администраторът е възложил обработването на данни от съответния регистър при условията на чл. 28 от Общия регламент относно защитата на данните.

  • Оторизирането на работници и служители се извършва на база длъжностна характеристика или чрез заповед на изпълнителния директор на ИССИО.
  • Работниците и служители носят отговорност за осигуряване и гарантиране на регламентиран достъп до служебните помещения и опазване на регистрите, съдържащи лични данни. Всяко умишлено нарушение на правилата и ограниченията за достъп до личните данни от персонала може да бъде основание за налагане на дисциплинарни санкции по отношение на съответните работници и служители.
  • Длъжностните лица нямат право да разпространяват информация за личните данни, станали им известни при и по повод изпълнение на служебните им задължения.

Чл. 11. (1) Документите и преписките, по които работата е приключила, се архивират.

  • Трайното съхраняване за нуждите на архивирането на документи, съдържащи лични данни, се извършва на хартиен носител в помещения, определени за архив, за срокове, съобразени с действащото законодателство. Помещенията, определени за архив, са оборудвани с пожароизвестителни системи и пожарогасители, със системи за контрол на достъпа и задължително се заключват.
  • Документите на електронен носител се съхраняват на специализирани сървъри, компютърни системи и/или външни носители на информация. Архивиране на личните данни на технически носител се извършва периодично от обработващия/оператора на лични данни с оглед запазване на информацията за съответните лица в актуален вид и с цел осигуряване на възможност за възстановяване, в случай на погиване на основния носител/система. Архивните копия се съхраняват на различно местоположение от мястото на компютърното оборудване, обработващо данните. Достъп до архивите имат само обработващият/операторът/ на лични данни и оторизираните длъжностни лица.
  • Достъп до архивираните документи, съдържащи лични данни, имат единствено оторизираните лица и органите на ИССИО съобразно правомощията по Устав.

Чл. 12. (1) С оглед защита на хартиените, техническите и информационните ресурси всички служители са длъжни да спазват правилата за противопожарна безопасност.

(2) Служителите преминават задължителен инструктаж за запознаване с правилата за Противопожарна безопасност най-малко веднъж годишно. За проведения инструктаж се съставя Протокол по образец, съгласно Приложение № 2.

Чл. 13. (1) Най-малко веднъж годишно се извършват периодични проверки за състоянието и целостта на личните данни, съдържащи се в обработваните от ИССИО регистри. Проверките се извършват от комисия, включваща служители на ИССИО, които изготвят Доклад за резултата от проверката.

(2) Докладът по ал. 1 трябва да включват преценка на необходимостта за обработка на личните данни или унищожаване. Докладите се адресират до Длъжностното лице по защита на данните, до изпълнителния директор на ИССИО и до Председателя на УС.

Чл. 14. (1) При регистриране на неправомерен достъп до информационните масиви за лични данни, или при друг инцидент, нарушаващ сигурността на личните данни, служителят, констатирал това нарушение/инцидент, незабавно докладва за това на прекия си ръководител, който от своя страна е длъжен, своевременно да информира Длъжностното лице по защита на данните за инцидента.

(2) Процесът по докладване и управление на инциденти задължително включва регистрирането на инцидента, времето на установяването му, лицето, което го докладва, лицето, на което е бил докладван, последствията от него и мерките за отстраняването му.

Чл. 15. При упражняване на права от субекти на данни или при инцидент/нарушение на сигурността на личните данни, ИССИО незабавно уведомява възложителя, като предоставя пълна информация за характера на искането или нарушението, предприетите мерки и сроковете за отстраняването му.

Чл. 16. (1) При повишаване на нивото на чувствителност на информацията, произтичащо от изменение в нейния вид или в рисковете при обработването й, ИССИО може да определи допълнителни мерки за защита на информацията от съответния регистър на лични данни.

(2) Доклади за състоянието, рисковете и нивото на чувствителност на информацията се изготвят веднъж на 2 години или при промяна на характера на обработваните лични данни.

Чл. 17. (1) След постигане целта на обработване на личните данни, съдържащи се в поддържаните от ИССИО регистри, личните данни следва да бъдат унищожени при спазване на процедурите, предвидени в приложимите нормативни актове и в настоящите Вътрешни правила.

  • В случаите, в които се налага унищожаване на носител на лични данни, ИССИО прилага необходимите действия за заличаването на личните данни по начин, изключващ възстановяване данните и злоупотреба с тях, като:
    1. Личните данни, съхранявани на електронен носител и сървъри, се унищожават чрез трайно изтриване, вкл. презаписването на електронните средства или физическо унищожаване на носителите;
    2. Документите на хартиен носител, съдържащи данни, се унищожават чрез нарязване.
  • Унищожаване се осъществява от служители, упълномощени с изричен писмен акт на изпълнителния директор на ИССИО или с решение на Управителния съвет и след уведомяване на Длъжностното лице по защита на данните
  • За извършеното унищожаване на лични данни и носители на лични данни се съставя Протокол, подписан от служителите по ал. 3, съгласно образец, представляващ Приложение № 3.

Чл. 18. (1) Достъп на лица до лични данни се предоставя единствено, ако те имат право на такъв достъп, съгласно действащото законодателство, след подаване на заявление, респ. искане за достъп на информация, и след тяхното легитимиране.

  • Решението си за предоставяне или отказване достъп до лични данни за съответното лице, ИССИО съобщава в 1-месечен срок от подаване на заявлението, респ. искането.
  • Информацията може да бъде предоставенa под формата на:
    1. устна справка;
    2. писмена справка;
    3. преглед на данните от самото лице;
    4. предоставяне на исканата информация на технически и/или електронен носител.
  • Всеки правен субект, който обработва лични данни по възлагане и от името на администратора, е обработващ лични данни и следва да подпише споразумение за обработка на данни по образец съгласно Приложение № 4, включващо клаузите по чл. 28, пар. 2-4 от Общия регламент относно защитата на данните.
  • Третите страни получават достъп до лични данни, обработвани в ИССИО, при наличие на законово основание за обработването на лични данни (напр. НАП, НОИ и др.).

II. МЕРКИ ПО ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Чл. 19. Физическата защита в ИССИО се осигурява чрез набор от приложими технически и организационни мерки за предотвратяване на нерегламентиран достъп и защита на помещенията, в които се извършват дейности по обработване на  лични данни.

Чл. 20. (1). Основните организационни мерки за физическа защита в ИССИО включват:

  1. определяне на помещенията, в които ще се обработват лични данни;
  2. определяне на помещенията, в които ще се разполагат елементите на комуникационно-информационните системи за обработване на лични данни,
  3. определяне на организацията на физическия достъп;
  • Като помещения, в които ще се обработват лични данни, се определят всички помещения, в които с оглед нормалното протичане на работния процес, се събират, обработват и съхраняват лични данни. Достъпът до тях е физически ограничен и контролиран – само за служители с оглед изпълнение на служебните им задължения и ако мястото им на работа или длъжностната им характеристика позволява достъп до съответното помещение и съответния регистър с лични данни. Когато в тези помещения имат достъп и външни лица, в помещенията се обособява „непублична“ част, в която се извършват дейностите по обработване на лични данни, която е физически ограничена и достъпна само за служители, на които е необходимо да имат достъп с оглед изпълнението на служебните им задължения, и „публична част“ – до която имат достъп външни лица и в която не се извършват дейности по обработване, включително не се съхраняват данни, независимо от техния носител.
  • Комуникационно-информационните системи, използвани за обработка на лични данни, се разполагат в специални физически защитени помещения или защитени шкафове, достъпът до които е ограничен само до тези служители, които за изпълнение на служебните си задължения се нуждаят от такъв достъп до данните, както и лицата, натоварени със служебни ангажименти за поддръжката на нормалното функциониране на тези системи. Последните нямат достъп до съхраняваните в електронен вид данни.
  • Организацията на физическия достъп до помещения, в които се извършват дейности по обработка на лични данни, е базирана на ограничен физически достъп (на база заключващи системи и механизми) до зоните в обекта с ограничен достъп, включително и тези, в които са намират информационните системи. Достъп се предоставя само на служителите, на които той е необходим, за изпълнение на служебните им задължения.
  • Зони с контролиран достъп са всички помещения на територията на ИССИО, в които се събират, обработват и съхраняват лични данни.
  • Използваните технически средства за физическа защита на личните данни в ИССИО са съобразени с действащото законодателство и нивото на въздействие на тези данни. Всички физически зони с хартиени и електронни записи са ограничени само за служители, които трябва да имат достъп чрез принципа „Необходимост да знае” с оглед изпълнението на работните им задължения.
  • Всички записи и документи на хартиен носител, съдържащи лични данни, се съхраняват в заключени шкафове, които са заключени в кабинети с ограничен достъп само за упълномощен персонал.
  • Достъпът до системите, обработващи по електронен способ лични данни, е ограничен чрез уникални потребителски идентификатори и пароли, а електронните носители, включително сървъри, са защитени по адекватен начин, в зони с контрол на достъпа.

Чл. 21. (1). Основните технически мерки за физическа защита в ИССИО включват:

  1. използване на сигнално-охранителна техника;
  2. Използване на ключалки и заключващи механизми;
  3. шкафове, метални каси,
  4. оборудване на помещенията с пожароизвестителни и пожарогасителни средства.
  • Документите, съдържащи лични данни, се съхраняват в шкафове или картотеки, които могат да се заключват, като последните са разположени в зони с ограничен (контролиран) достъп. Ключ за шкафовете притежават единствено изрично натоварените лица (с изрична заповед или по силата на служебните им задължения и длъжностната характеристика).
  • Оборудването на помещенията, където се събират, обработват и съхраняват лични данни, включва: сигнално-охранителна техника, ключалки (механични или електронни) за ограничаване на достъпа единствено до оторизираните лица; заключваеми шкафове и пожарогасителни средства.
  • Пожароизвестителните средства и пожарогасителните средства се разполагат в съответствие с изискванията на приложната нормативна уредба.

Чл. 22. (1). Основните мерки за персонална защита на личните данни, приложими в ИССИО, са:

  1. Задължение на служителите да преминат обучение и да се запознаят с нормативната уредба в областта на защитата на лични данни и настоящите Вътрешни правила, като преминатото обучение и инструктаж с правилата за защита на личните данни се удостоверява с подпис върху протокол за извършен инструктаж за защита на личните данни по образец (Приложение № 5);
  2. Запознаване и осъзнаване за опасностите за личните данни, обработвани от ИССИО;
  3. Забрана за споделяне на критична информация (идентификатори, пароли за достъп и др.п..) между персонала и всякакви други лица, които са неоторизирани;
  4. Деклариране на съгласие за поемане на задължение за неразпространение на личните данни.

(2) За лични данни, оценени с по-висока степен на риск, като чувствителни лични данни, се прилагат освен мерките по ал. 1 и следните допълнителни мерки::

  1. Провеждане на специализирани обучения за работа и опазване на лични данни, в случай че спецификата на служебните задължения изисква подобно;
  2. Тренировка на персонала за реакция при събития, застрашаващи сигурността на данните, в случай че спецификата на служебните задължения изисква подобно.

Чл. 23. (1). Основните мерки за документална защита на личните данни, са:

  1. Определяне на регистрите, които ще се поддържат на хартиен носител – на хартиен носител се съхраняват всички лични данни, които изискват попълването им върху определени бланкови документи и/или формуляри, свързани с изпълнение на изисквания на действащото законодателство или пряко свързани с осъществяването на нормалната дейност на ИССИО, сключване на договори, изпълнение на договори, упражняване на предвидени в закона права и установени от закона задължения;
  2. Определяне на условията за обработване на лични данни – личните данни се събират и обработват само с конкретна цел, пряко свързана с изпълнение на законовите задължения и/или нормалната бизнес дейност на ИССИО, а начинът на тяхното съхранение се съобразява със специфичните нужди за обработка и физическия носител на данните;
  3. Регламентиране на достъпа до регистрите с лични данни – достъпът до регистрите с лични данни е ограничен и се предоставя само на упълномощените служители, в съответствие с принципа на „Необходимост да знае”;
  4. Определяне на срокове за съхранение – личните данни се съхраняват не подълго от колкото е необходимо, за да се осъществи целта, за която са били събрани или до изтичане на определения в действащото законодателство срок.
  5. Процедури за унищожаване: Документите, съдържащи лични данни, сроковете за съхранение на които са изтекли и не са необходими за нормалното функциониране на ИССИО или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции, се унищожават по подходящ и сигурен начин (напр. изгаряне, нарязване, електронно изтриване и други подходящи за целта методи, съобразени с физическия носител на данните).

(2) За лични данни, оценени с по-висока степен на риск, освен мерките по ал. 1, се прилагат и следните допълнителни мерки:

  1. Контрол на достъпа до регистрите, ограничаващ достъп на персонала или в ограничени случаи на други специално упълномощени лица, в съответствие с принципа на „Необходимост да знае”, за да изпълняват техните задължения;
  2. Правила за размножаване и разпространение, които разрешават копиране и разпространяване на лични данни единствено в случаите, когато това е необходимо за юридически нужди, възниква по изискване на закон и/или държавен орган, както и да бъдат предоставяни само на лица, на които са необходими във връзка с извършване на възложена работа. Неразрешеното копиране и разпространение е обект на дисциплинарни санкции и други мерки, ако представлява и друг вид нарушение, освен нарушение на трудовата дисциплина.

Чл. 24. (1) Защитата на автоматизираните информационни системи и/или мрежи в ИССИО включва набор от приложими технически и организационни мерки за предотвратяване на нерегламентиран достъп до системите и/или мрежите, в които се създават, обработват и съхраняват лични данни.

(2) Основните мерки за защита на автоматизираните информационни системи и/или мрежи, обработващи лични данни, включват:

  1. Идентификация и автентификация чрез използване на уникални потребителски акаунти и пароли за всяко лице, осъществяващо достъп до мрежата и ресурсите на ИССИО. Прилагането на тази мярка е с цел да се регламентират нива на достъп и да се въведе достъп, съобразен с принципа „Необходимост да знае”;
  2. Управление на регистрите, съобразено с ограничаване на достъпа до съответния регистър единствено до лица, които са пряко натоварени и/или служебно ангажирани с неговото водене, поддръжка и обработка;
  3. Управление на външни връзки и/или свързване, включващо от своя страна:
    • Дефиниране на обхвата на вътрешните мрежи: Като вътрешни мрежи се разглеждат всички локални жични мрежи и/или телекомуникационни връзки тип „точка – точка“, които се намират под контрола и администрацията на ИССИО. Като външни мрежи се разглеждат всички мрежи, вкл. и безжични мрежи, интернет, интернет връзки, мрежови връзки с трети страни, мрежови сегменти на хостинг системи на трети страни, които не са под административния контрол на ИССИО.
    • Регламентиране на достъпа до вътрешната мрежа: Достъп до вътрешната мрежа имат единствено служителите и/или специално упълномощени от изпълнителния директор на ИССИО. Достъпът до мрежата и обработваните лични данни се предоставя с оглед изпълнение на техните преки служебни задължения и е съобразен с принципа „Необходимо да знае“. Минимално изискваното ниво на сигурност за достъп до вътрешните мрежи изисква идентифициране с уникално потребителско име и парола.
    • Администриране на достъпа до вътрешната мрежа: Отговорностите, свързани с осъществяване на администрация на достъпа, са възложени на лица с необходимата квалификация. В отговорностите са включени и дейности, свързани с одобряване на инсталирането на всички устройства, технологии и софтуер за достъп до мрежата, включително суичове, рутери, безжични точки за достъп, точки за достъп до мрежата, интернет връзки, връзки към външни мрежи и други устройства, технологии и софтуер, които могат да позволят достъп до вътрешните мрежи на Администратора.
    • Контрол на достъпа до вътрешната мрежа: Отговорностите, свързани с осъществяване на контрола на достъпа са възложени на лица с необходимата квалификация. Те са задължени да предприемат адекватни мерки за минимализиране на риска от неоторизиран (физически и/или отдалечен) достъп до мрежите на ИССИО, вкл. и чрез използване на защитни стени и други адекватни мерки и инструменти.
  4. Защитата от зловреден софтуер включва:
    • използването на стандартни конфигурации за всяка компютърна и/или мрежова платформа, като системният, а при възможност и приложният, софтуер се контролира, инсталира и поддържа от оторизирани от Ръководството на ИССИО лица. Забранено е инсталирането на софтуерни продукти без изричното одобрение на ИТ специалиста на ИССИО.
    • използване на вградената функционалност на операционната система и/или хардуера, които се настройват единствено от оторизирани от изпълнителния директор на ИССИО лица. Всяка промяна и/или деактивация на системите за защита от неоторизирани лица е забранена.
    • активиране на автоматична защита и сканиране за зловреден софтуер и обновяване на антивирусни дефиниции. Забранено е потребителите да отказват автоматични софтуерни процеси, които актуализират вирусните дефиниции.
    • забрана за пренос на данни от заразени компютри. При съмнение или установяване на заразяване на компютърна система работещият с нея е задължен да уведоми оторизираните от изпълнителния директор на ИССИО лица и да преустанови всякакви действия за работа и/или изпращане на информация от заразения компютър (чрез външни носители, електронна поща и/или други способи за електронна обмяна на информация). До премахване на зловредния софтуер заразеният компютър следва да бъде незабавно изолиран от вътрешните мрежи.
  5. Политика по създаване и поддържане на резервни копия за възстановяване, която регламентира:
    • Основната цел на архивирането е свързана с предотвратяване на загуба на информация, свързана с лични данни, която би затруднила нормалното функциониране на ИССИО.
    • Начина на архивиране: информацията следва да бъде архивирана по подходящ способ и на носител, извън конкретния физически компютър, и да позволява пълното възстановяване на данните, в случай на погиване на техния основен носител.
    • Отговорност за архивиране има лицето, обработващо личните данни.
    • Срокът на архивиране следва да е съобразен с действащото законодателство.
    • Съхраняването на архива следва да бъде в друго физическо помещение. Всички архиви, съдържащи поверителна и/или служебна информация, трябва да се съхраняват с физически контрол на достъпа
  6. Основни електронни носители на информация са: вътрешни твърди дискове (част от компютърна и/или сторидж система), еднократно и/или многократно презаписваеми външни носители (външни твърди дискове, многократно презаписваеми карти, памети ленти и други носители на информация, еднократно записваеми носители и др.)
  7. Персоналната защита на данните е част от цялостната охрана на ИССИО.
  8. Личните данни в електронен вид се съхраняват съгласно нормативно определените срокове и съобразно спецификата и нуждите на ИССИО.
  9. Данните, които вече не са необходими за целите на ИССИО и чийто срок за съхранение е изтекъл, се унищожават чрез приложим способ (напр. чрез нарязване, изгаряне или постоянно заличаване от електронните средства).

(3 ) ИССИО поддържа централен Регистър на обработванията, който включва:

  1. Всички операции по обработване, извършвани от института;
  2. Всички трансфери на лични данни;
  3. Всички регистрирани инциденти и нарушения;
  4. Всички постъпили искания от субекти на данни и предприетите действия;
  5. Искания за достъп от трети страни и съответните отговори.

Регистърът се поддържа в електронен вид и е достъпен за Длъжностното лице по защита на данните и за възложителя.

(4) Всички лични данни, обработвани от ИССИО, се съхраняват и обработват единствено на територията на Европейския съюз или Европейското икономическо пространство (ЕИП). Използването на центрове за данни, услуги или доставчици извън ЕС/ЕИП не е допустимо.

(5) За лични данни, оценени с по-висока степен на риск, освен мерките по ал. 2 се прилагат и допълнителни мерки, свързани с:

  1. Организация на телекомуникационните връзки и отдалечения достъп до вътрешните мрежи на ИССИО:
    • Отдалечен достъп до вътрешни мрежи на ИССИО не е предвиден. По изключение, и след изричната оторизация от изпълнителен директор на ИССИО, може да се разреши подобен достъп от оторизираните лица, като за целта се използват адекватни и приложими съвременни методи за защита на връзката и обменяните данни.
    • На персонала на ИССИО може да бъде предоставен Интернет достъп (отдалечен достъп) за изпълнение на служебните им задължения до елекронните ригистри с лични данни. Обхватът на достъпа и типа достъпни ресурси (вкл. сайтове, файлове, услуги и др.) се определя по преценка и предложение на преките ръководители, съгласувано с оторизираните от изпълнителен директор на ИССИО лица за степента на осъществимост, в пряка връзка с изпълняваните задължения и свързаните с този достъп рискове и одобрено от изпълнителен директор на ИССИО и след становище на Длъжностното лице по регистрация. Отдалечен достъп чрез Интернет до определени ресурси, вкл. и вътрешните такива, може да бъде прекратен по всяко време по преценка на ИССИО, както и в случаите на заплаха за сигурността на данните.
    • Публикуването на служебна информация в Интернет, независимо под каква форма и на каква платформа, се извършва единствено след писмена оторизация от изпълнителен директора на ИССИО.
  2. Мерките, свързани с текущото поддържане и експлоатация на информационните системи и ресурси на ИССИО, включват:
    • Оценка на сигурността, включваща периодични тестове и оценки на уязвимостта на мрежите и системите на ИССИО от външни и вътрешни атаки (Vulnerability test), включително оценка на въздействието, адекватността на използваните мерки и способи за защита, както и препоръки за нейното техническо и организационно подобряване. Оценката включва посочените аспекти и по отношение сигурността на събираните, обработвани и съхранявани лични данни.
    • Забрана за притежание и ползване на хардуерни или софтуерни инструменти от персонала на ИССИО, които биха могли да бъдат използвани, за да се компрометира сигурността на информационните системи. Към тази група се отнасят и инструменти, способстващи за нарушаване на авторските права, разкриване на тайни пароли, идентифициране на уязвимост в сигурността или дешифриране на криптирани файлове. Забранено е използването и на хардуер или софтуер, който отдалечено наблюдава трафика в мрежа или опериращ компютър. За неоторизирано използване на подобни инструменти служителят се наказва дисциплинарно, а ако науршението е не само дисциплинарно или представлява престъпление – и по предвидения за санкциониране на това нарушение/престъпление ред.
  3. Мерките, свързани със създаване на физическа среда (обкръжение), включват физически контрол на достъпа (сигнално-охранителна техника, ключалки, метални решетки и други приложими способи), създаване на подходяща работна среда, вкл. чрез поддържане на подходяща температура и нива на влажност, както и пожароизвестителна система. Те са насочени към осигуряване на среда за нормално функциониране, за защита на ИТ оборудването от неоторизиран достъп и контрол на риска от повреда и унищожаване.

Чл. 25. (1) По отношение на личните данни се прилагат и мерки, свързани с криптографска защита на данните чрез стандартните криптографски възможности на операционните системи, на системите за управление на бази данни и на комуникационното оборудване.

(2) Криптирането се използва и за защита на личните данни, които се предават от ИССИО по електронен път или на преносими носители.

III. БАЗИСНИ ПРАВИЛА И МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ ПРИ КОМПЮТЪРНА ОБРАБОТКА

Чл. 26. (1) Компютърен достъп през локалната мрежа към файлове, съдържащи лични данни, се осъществява само от длъжностни лица с регламентирани права, единствено от тяхното физическо работно място, от специално определения за целта компютър и след идентификация чрез име и парола към системата. При приключване на работното време служителите изключват локалния си компютър.

  • ИССИО прилага адекватни мерки за технически и административен контрол (ограничаване на IP, MAC адрес, физическа локация, уникално потребителско име и парола, настройка на всички работни станции в режим „автоматично заключване на екрана“ при липса на активност повече от 30 секудни), като по този начин гарантира, че само упълномощени служители получават достъп до данните за изпълнение на възложените им функции.
  • Идентификацията на оторизираните лица за работа с лични данни задължително включва и идентификация чрез уникален потребителски акаунт, който съдържа име и парола на потребителя, права за достъп до системата и ползване на нейните ресурси.
  • Потребителският акаунт се заключва след три неуспешни опита за регистрация в системата, а неговото отключване може да бъде извършено само от системния администратор.
  • С цел повишаване сигурността на достъпа до информация служителите задължително променят използваните от тях пароли на определен от ИССИО период, не по-дълъг от 3 месеца. В случай на отпадане на основанието за достъп до лични данни правата на съответните лица се преустановяват (вкл. и чрез изтриване на акаунта).
  • Системите, обработващи и/или съхраняващи лични данни, включват система за контрол, регистрираща следните действия в журнал (log) за одит: опити за влизане и ефективно влизане и излизане от системата, действията на потребителите в процеса на всяка работна сесия, смяна на пароли. Когато бъде установена нетипична активност (например влизане в нетипично време, не изключване на работна станция след изтичане на работното време и др.п.), системният администратор незабавно уведомява изпълнителния директор и Длъжностното лице по защита на данните за извършване на проверка по случая.

Чл. 27. (1) Използваният хардуер за съхранение и обработване на лични данни отговаря на съвременните изисквания и позволява гарантиране на разумна степен на надеждност, възможности за архивиране и възстановяване на данните и работното състояние на средата.

(2) При необходимост от ремонт на компютърната техника, предоставянето ѝ на сервизната организация се извършва без устройствата, на които се съхраняват лични данни.

Чл. 28. (1) В ИССИО се използва единствено софтуер с уредени авторски права. Инсталирането и/или използването на всякакъв друг тип софтуер с неуредени авторски права е  забранено.

  • На служебните компютри се използва само софтуер, който е инсталиран от оторизирано от изпълнителния директор на ИССИО лице. Забранено е самоволното инсталиране на всякакъв друг вид софтуер.
  • При внедряване на нов програмен продукт за обработване на лични данни се тестват и проверяват възможностите на продукта с оглед спазване изискванията на Регламент 2016/679, Закона за защита на личните данни и осигуряване максималната защита на данните от неправомерен достъп, загубване, повреждане или унищожаване.

Чл. 29. Служителите, на които е възложено да подписват служебна кореспонденция с квалифициран електронен подпис (КЕП), нямат право да предоставят издадения им КЕП на трети лица, респ. да споделят своя PIN с трети лица.

IV. ПРАВА И ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ЛИЦАТА, ОБРАБОТВАЩИ ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 30. (1) Длъжностно лице по защита на данните се определя от изпълнителния директора на ИССИО.

(2) Длъжностно лице по защита на данните има следните правомощия и длъжностни задължения:

  1. осигурява организацията по водене на регистрите, съгласно предвидените мерки за гарантиране на адекватна защита;
  2. следи за спазването на конкретните мерки за защита и контрол на достъпа съобразно спецификата на водените регистри с лични данни;
  3. осъществява контрол по спазване на изискванията за защита на регистрите съобразно действащото законодателство и настоящите вътрешни правила;
  4. поддържа връзка с Комисията за защита на личните данни относно предприетите мерки и средства за защита на регистрите и подадените заявления за предоставяне на лични данни;
  5. контролира спазването на правата на потребителите във връзка с регистрите и програмно-техническите ресурси за тяхната обработка;
  6. специфицира техническите ресурси, прилагани за обработка на личните данни;
  7. следи за спазване на организационната процедура за обработване на личните данни, включваща време, място и ред при обработване, чрез регистрация на всички извършени действия с регистрите в компютърната среда;
  8. определя ред за съхраняване и унищожаване на информационни носители;
  9. определя ред при задаване, използване и промяна на пароли, както и действията в случай на узнаване на парола и/или криптографски ключ;
  10. определя правила за провеждане на редовна профилактика на компютърните и комуникационните средства, включваща и проверка за вируси, за нелегално инсталиран софтуер, на целостта на базата данни, както и архивиране на данни, актуализиране на системната информация и др.;
  11. провежда периодичен контрол за спазване на изискванията по защита на данните и при открити нередности взема мерки за тяхното отстраняване.

Чл. 31. (1) За неспазването на разпоредбите на настоящите Вътрешни правила служителите носят дисциплинарна отговорност.

(2) Ако в резултат на действията на съответен служител по обработване на лични данни са произтекли вреди за ИССИО или за трето лице, същото може да потърси отговорност по реда на общото гражданско законодателство.

VІ. ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Чл. 32. Всички служители на ИССИО са длъжни да се запознаят с настоящите Вътрешни правила и да ги спазват ежедневно при изпълняване на заемната от тях длъжност и възложената им работа.

Чл. 33. (1) За всички неуредени в настоящите Вътрешни правила въпроси, са приложими разпоредбите на Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679, приложимото право на Европейския съюз и законодателството на Република България относно защитата на личните данни,.

(2) Приложение към настоящите Вътрешни правила са образци на следните документи, съставяни при и по повод обработката на лични данни:

Чл. 33. Настоящите вътрешни правила са приети с решение от 18.10.2022 г. на Управителния съвет.

Любослав Костов
Изпълнителен директор на ИССИО

Пламен Димитров
Председател на УС на ИССИО